RCS Luxemburg: Stimmt Ihr Eintrag mit Ihrer Website überein?

Warum das wichtig ist

Jede luxemburgische Gesellschaft ist im Handels- und Firmenregister eingetragen, dem RCS (Registre de commerce et des sociétés). Es wird von Luxembourg Business Registers (LBR) geführt und enthält Ihre offiziellen Angaben: Firmenname, Rechtsform, Adresse des Gesellschaftssitzes, die Personen, die die Gesellschaft vertreten, und hinterlegte Dokumente wie den Jahresabschluss. Es ist ein öffentliches Register: Jeder kann Sie dort finden, Menschen ebenso wie Software.

Wenn Ihre Website etwas anderes sagt als das Register, hat der Leser zwei Versionen Ihres Unternehmens. Eine anders geschriebene Rechtsform, ein alter Sitz in der Fußzeile oder ein Handelsname ohne sichtbare Verbindung zur Gesellschaft dahinter reichen, damit es nach zwei verschiedenen Unternehmen aussieht. Dieser Leitfaden vergleicht beides und sagt Ihnen, was Sie korrigieren müssen.

Illustration mit einem fiktiven Unternehmen.

Übersicht

Was Sie vergleichen

Guichet.lu listet, was eine Handelsgesellschaft im RCS einträgt: Firmenname, Rechtsform, Adresse des Gesellschaftssitzes und Gesellschaftszweck, Gründungsdatum und, je nach Rechtsform, Kapital, Gesellschafter und die Geschäftsführer, die die Gesellschaft vertreten. Vier dieser Angaben stehen meist auch auf einer Website, und genau diese vergleichen Sie.

Bevor Sie beginnen

Halten Sie das bereit

• Ihre RCS-Nummer. Für eine SARL oder SARL-S schreibt guichet.lu vor, dass die Geschäftsdokumente sie nennen müssen; sie steht also auf Ihren Rechnungen und Ihrem Briefpapier. Ohne Nummer können Sie auch nach dem Firmennamen suchen.
• Ihre Website, geöffnet auf der Fußzeile, dem Impressum (auch „Mentions légales“ oder „Legal notice“) und der Kontaktseite.
• Ihr Faktenblatt aus Leitfaden 04, falls Sie eines haben. Diese Prüfung füllt dort die Zeilen „Rechtlicher Name“ und „RCS-Nummer“.

Schritte

Vergleichen Sie Ihren Eintrag mit Ihrer Website

1. Rufen Sie Ihren eigenen Eintrag auf

   Öffnen Sie lbr.lu, das offizielle Portal von Luxembourg Business Registers. Das Europäische Justizportal bestätigt, dass jeder im Register nach Registernummer oder Firmennamen suchen kann und dass hinterlegte Dokumente kostenlos eingesehen werden können. Offizielle Auszüge, Bescheinigungen und beglaubigte Kopien kosten eine Gebühr. Für diese Prüfung brauchen Sie keinen kostenpflichtigen Auszug: Ihr Eintrag und Ihre hinterlegten Dokumente reichen.

   Suchen Sie nach Ihrer RCS-Nummer, wenn Sie sie haben. Sie liefert genau eine Gesellschaft, eine Namenssuche dagegen oft mehrere mit ähnlichen Namen.

2. Übernehmen Sie Ihren Firmennamen exakt

   Notieren Sie den Namen so, wie das Register ihn zeigt, Zeichen für Zeichen: Großbuchstaben, Akzente, Punkte, Leerzeichen und Bindestriche. Suchen Sie dann auf Ihrer Website jede Stelle, an der der Firmenname mit Rechtsform steht, und vergleichen Sie.

   In der Rechtsform verstecken sich die meisten Abweichungen, weil sie sich auf mehrere Arten schreiben lässt. Guichet.lu etwa schreibt SARL und SARL-S, ausgeschrieben „société à responsabilité limitée“ und „société à responsabilité limitée simplifiée“. Ihr eingetragener Name kann eine andere Schreibweise verwenden, etwa S.à r.l. Welche auch immer in Ihrem Eintrag steht: Verwenden Sie genau diese überall.

   Wo	Was dort steht	Gleich?
   RCS-Eintrag	Veldrin S.à r.l.	Referenz
   Fußzeile der Website	Veldrin SARL	Nein
   Impressum	Veldrin Sàrl	Nein
   Strukturierte Daten	Veldrin S.à r.l.	Ja

   Beispiel mit einem fiktiven Unternehmen.

3. Vergleichen Sie den Gesellschaftssitz

   Ihr Gesellschaftssitz ist die Adresse im Register. Dort empfangen Sie nicht unbedingt Ihre Kunden: Manche Gesellschaften sind über einen Domizilierungsvertrag bei einer Treuhand angesiedelt und arbeiten von einem anderen Büro aus.

   • Sind beide Adressen gleich, prüfen Sie, ob Ihre Website sie genauso schreibt wie das Register.
   • Unterscheiden sie sich bewusst, beschriften Sie sie: „Gesellschaftssitz“ für die Registeradresse im Impressum, „Unser Büro“ oder „So finden Sie uns“ für die Adresse, an der Sie Kunden empfangen. Zwei Adressen ohne Erklärung wirken wie ein Fehler.
   • Zeigt Ihre Website einen alten Sitz, korrigieren Sie ihn jetzt.

4. Verbinden Sie Ihren Handelsnamen mit Ihrer Gesellschaft

   Viele Unternehmen sind unter einem Namen bekannt, der nicht ihr Firmenname ist: „Fiduciaire Veldrin“ für die Veldrin S.à r.l. oder „Café Ribeiro“ für eine Gesellschaft mit Familiennamen. Kunden, Verzeichnisse und Assistenten verwenden den Handelsnamen, das Register den Firmennamen. Nichts verbindet die beiden, solange Sie es nicht hinschreiben.

   Fügen Sie auf Ihrer Über-uns-Seite und im Impressum einen einfachen Satz hinzu, mit dem Firmennamen aus Schritt 2:

   Satz für Über-uns-Seite und ImpressumKopieren

   Fiduciaire Veldrin ist der Handelsname der Veldrin S.à r.l., eingetragen im luxemburgischen Handels- und Firmenregister (RCS) unter der Nummer B000000.

   Fiktives Unternehmen und fiktive Nummer. Verwenden Sie Ihren eigenen Firmennamen und Ihre RCS-Nummer.

5. Entscheiden Sie, welche Seite Sie korrigieren

   Stellen Sie bei jeder Abweichung eine Frage: Was ist veraltet?

   • Die Website ist falsch. Das ist der häufigste und einfachste Fall. Passen Sie die Website an das Register an, in jeder Sprachversion.
   • Das Register ist veraltet. Zum Beispiel sind Sie umgezogen, ohne den neuen Sitz zu hinterlegen, oder ein Geschäftsführer ist ausgeschieden. Dann muss die Änderung beim RCS hinterlegt werden.

   Wie eine Änderung ins Register kommt (Überblick, keine Rechtsberatung)

   Guichet.lu beschreibt den Weg. Hinterlegungen erfolgen online über die Plattform von LBR, und zwar innerhalb eines Monats nach dem Ereignis, das sie auslöst. Hinterlegen können die Gesellschaft selbst, ein Bevollmächtigter wie Ihre Treuhand, der Notar, der die Urkunde erstellt hat, oder die Handelskammer bzw. die Handwerkskammer. Jede Hinterlegung ist gebührenpflichtig, nach dem Tarif von LBR.

   Betrifft die Änderung Ihre Satzung, kommt es auf die Rechtsform an. Laut guichet.lu werden bei einer SA, SARL, SCA oder SE die Satzung und jede Änderung vor einem Notar errichtet, und der Notar hinterlegt sie beim RCS. Personengesellschaften, zivilrechtliche Gesellschaften und Genossenschaften (SENC, SCS, SC, SCOP) können eine privatschriftliche Urkunde verwenden. Nach einer Änderung muss auch die koordinierte Fassung der Satzung hinterlegt werden.

   Die Hinterlegung wird im RESA veröffentlicht, dem elektronischen Amtsblatt für Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations), am Tag der Hinterlegung oder an einem von Ihnen gewählten Datum innerhalb von 15 Tagen. Gegenüber Dritten wirkt sie erst ab dieser Veröffentlichung.

   Fragen Sie Ihre Treuhand oder Ihren Notar, welcher Weg für Ihre Änderung gilt. Die guichet.lu-Seiten in den Quellen unten enthalten Einzelheiten und Formulare.

   Sobald das Register aktualisiert ist, prüfen Sie Ihren Eintrag erneut und passen dann die Website an das Register an, nicht umgekehrt.

6. Zeigen Sie Ihre RCS-Nummer auf Ihrer Website

   Setzen Sie Firmennamen und RCS-Nummer in die Fußzeile, damit sie auf jeder Seite stehen, und ins Impressum. Eine Fußzeile wie „Fiduciaire Veldrin SARL · RCS Luxembourg B000000“ (fiktives Unternehmen, fiktive Nummer) erlaubt jedem, Mensch oder Software, die Nummer auf lbr.lu nachzuschlagen und zu bestätigen, dass das Unternehmen ist, wer es zu sein angibt.

7. Für Ihren Entwickler: Registerangaben in die strukturierten Daten aufnehmen

   Wenn Sie Leitfaden 05 umgesetzt haben, hat Ihre Startseite bereits einen Organization- oder LocalBusiness-Block. Diese schema.org-Eigenschaften passen zu Registerangaben:

   • legalName: schema.org definiert sie als offiziellen Namen der Organisation, zum Beispiel den eingetragenen Firmennamen. Google empfiehlt sie, wenn er sich von name unterscheidet.
   • identifier: die allgemeine schema.org-Eigenschaft für jede Art von Kennung. Mit einem PropertyValue sagen Sie über propertyID und value, um welche Kennung es sich handelt.
   • vatID: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit Länderpräfix, falls vorhanden.
   • leiCode oder iso6523Code: nur, wenn Ihre Gesellschaft eine Rechtsträgerkennung (LEI) hat. Google empfiehlt statt leiCode eher iso6523Code mit dem Präfix 0199:.

   Zeilen für Ihren bestehenden BlockKopieren

   "name": "Fiduciaire Veldrin",
   "legalName": "Veldrin S.à r.l.",
   "identifier": {
     "@type": "PropertyValue",
     "propertyID": "RCS Luxembourg",
     "value": "B000000"
   },
   "vatID": "LU00000000",

   Fiktive Werte. Übernehmen Sie Ihre aus Ihrem RCS-Eintrag und Ihren Mehrwertsteuerunterlagen.

   Verwenden Sie genau denselben Namen und dieselbe Nummer wie in Fußzeile und Impressum. Google nennt für Organization keine Pflichtfelder und sagt nicht, dass es identifier nutzt: Betrachten Sie das als Weg, Ihre Angaben eindeutig zu machen, nicht als Ranking-Maßnahme.

Prüfen Sie das Ergebnis

Bestätigen Sie, dass die Angaben übereinstimmen

Öffnen Sie Ihren Registereintrag und Ihre Website nebeneinander und lesen Sie jedes Feld laut aus dem einen vor, während Sie auf das andere schauen.

Häufige Fehler

Was oft schiefgeht

• Die Rechtsform „aufräumen“. Wer auf der Website SARL schreibt, weil es schöner aussieht, obwohl im Register S.à r.l. steht, schafft eine zweite Version des Namens.
• Umziehen und das Register vergessen. Die Website zeigt das neue Büro, das RCS den alten Sitz, und jede Seite, die das Register liest, wiederholt ihn.
• Die Website vor dem Register ändern. Wenn Sie eine Änderung hinterlegen, passen Sie die Website an, sobald die Änderung im Register steht, damit beide nie in die andere Richtung auseinanderlaufen.
• Einen unnötigen Auszug bezahlen. Zum Vergleichen reicht es, Ihren Eintrag aufzurufen. Einen beglaubigten Auszug brauchen Sie nur, wenn jemand ein offizielles Dokument verlangt.
• Nur eine Sprache korrigieren. Das französische Impressum sagt das eine, das deutsche etwas anderes.