Modifier votre inscription RCS Luxembourg : correspond-elle à votre site ?

Pourquoi c'est important

Chaque société luxembourgeoise est inscrite au Registre de commerce et des sociétés, le RCS. Il est géré par Luxembourg Business Registers (LBR) et contient vos informations officielles : dénomination, forme juridique, adresse du siège social, personnes qui représentent la société, et documents déposés comme les comptes annuels. C'est un registre public : tout le monde peut vous y retrouver, les personnes comme les logiciels.

Quand votre site dit une chose et le registre une autre, le lecteur a deux versions de votre entreprise. Une forme juridique écrite autrement, un ancien siège social dans le pied de page, ou un nom commercial sans lien visible avec la société qui l'exploite suffisent à faire croire à deux entreprises différentes. Ce guide compare les deux et vous dit lequel corriger.

Illustration avec une entreprise fictive.

Référence

Ce qu'il faut comparer

Guichet.lu liste ce qu'une société commerciale inscrit au RCS : dénomination, forme juridique, adresse du siège social et objet social, date de constitution et, selon la forme, le capital, les associés et les dirigeants qui engagent la société. Quatre de ces informations figurent en général sur un site : ce sont celles à comparer.

Avant de commencer

Préparez ceci

• Votre numéro RCS. Pour une SARL ou une SARL-S, guichet.lu indique que les actes de la société doivent le mentionner : il figure donc sur vos factures et votre papier à en-tête. À défaut, vous pouvez chercher la société par sa dénomination.
• Votre site ouvert sur le pied de page, la page de mentions légales (« Mentions légales », « Legal notice » ou « Impressum ») et la page contact.
• Votre fiche d'informations du Guide 04, si vous l'avez. Cette vérification complète ses lignes « Dénomination légale » et « Numéro RCS ».

Étapes

Comparez votre inscription avec votre site

1. Retrouvez votre inscription

   Allez sur lbr.lu, le portail officiel de Luxembourg Business Registers. Le portail européen e-Justice confirme que chacun peut chercher dans le registre par numéro d'immatriculation ou par dénomination, et que les documents déposés peuvent être consultés gratuitement. Les extraits, certificats et copies certifiées officiels sont payants. Vous n'avez pas besoin d'un extrait payant pour cette vérification : votre inscription et vos documents déposés suffisent.

   Cherchez par numéro RCS si vous l'avez. Il renvoie une seule société, alors qu'une recherche par nom peut en renvoyer plusieurs aux noms proches.

2. Recopiez votre dénomination exactement

   Notez la dénomination telle que le registre l'affiche, caractère par caractère : majuscules, accents, points, espaces et tirets. Cherchez ensuite sur votre site chaque endroit où le nom de la société apparaît avec sa forme juridique, et comparez.

   C'est dans la forme juridique que se cachent la plupart des écarts, car elle s'écrit de plusieurs façons. Guichet.lu, par exemple, écrit SARL et SARL-S, et en toutes lettres « société à responsabilité limitée » et « société à responsabilité limitée simplifiée ». Votre dénomination inscrite peut utiliser une autre graphie, comme S.à r.l. Quelle que soit celle de votre inscription, utilisez-la partout.

   Où	Ce qui est écrit	Identique ?
   Inscription RCS	Veldrin S.à r.l.	Référence
   Pied de page du site	Veldrin SARL	Non
   Mentions légales	Veldrin Sàrl	Non
   Données structurées	Veldrin S.à r.l.	Oui

   Exemple avec une entreprise fictive.

3. Comparez le siège social

   Votre siège social est l'adresse inscrite au registre. Ce n'est pas toujours là que vos clients vous rendent visite : certaines sociétés sont domiciliées chez une fiduciaire, avec une convention de domiciliation, et travaillent depuis un autre bureau.

   • Si les deux adresses sont identiques, vérifiez que votre site l'écrit de la même façon que le registre.
   • Si elles diffèrent volontairement, nommez-les sur votre site : « Siège social » pour l'adresse du registre dans les mentions légales, « Nos bureaux » ou « Nous rendre visite » pour l'adresse où vous recevez. Deux adresses sans explication ressemblent à une erreur.
   • Si votre site affiche un ancien siège social, mettez-le à jour maintenant.

4. Reliez votre nom commercial à votre société

   Beaucoup d'entreprises sont connues sous un nom qui n'est pas leur dénomination : « Fiduciaire Veldrin » pour Veldrin S.à r.l., ou « Café Ribeiro » pour une société au nom de famille. Les clients, les annuaires et les assistants utilisent le nom commercial ; le registre utilise la dénomination. Rien ne relie les deux si vous ne l'écrivez pas.

   Ajoutez une phrase simple sur votre page À propos et dans vos mentions légales, avec la dénomination recopiée à l'étape 2 :

   Phrase pour vos pages À propos et mentions légalesCopier

   Fiduciaire Veldrin est le nom commercial de Veldrin S.à r.l., inscrite au Registre de commerce et des sociétés de Luxembourg (RCS) sous le numéro B000000.

   Entreprise et numéro fictifs. Utilisez votre propre dénomination et votre numéro RCS.

5. Décidez de quel côté corriger

   Pour chaque écart, une seule question : lequel n'est plus à jour ?

   • Le site est faux. C'est le cas le plus fréquent et le plus simple. Modifiez le site pour qu'il corresponde au registre, dans toutes les langues.
   • Le registre n'est plus à jour. Par exemple, vous avez déménagé sans déposer le nouveau siège social, ou un gérant est parti. La modification doit alors être déposée au RCS.

   Comment une modification arrive au registre (vue d'ensemble, pas un conseil juridique)

   Guichet.lu décrit la démarche. Les dépôts se font en ligne sur la plateforme du LBR, dans le mois qui suit l'événement qui les rend nécessaires. Le dépôt peut être fait par la société elle-même, par un mandataire comme votre fiduciaire, par le notaire qui a dressé l'acte, ou par la Chambre de commerce ou la Chambre des métiers. Chaque dépôt est payant, selon les tarifs du LBR.

   Si la modification touche vos statuts, la forme de votre société compte. Guichet.lu indique que pour une SA, une SARL, une SCA ou une SE, les statuts et leurs modifications sont établis devant notaire, et que le notaire les dépose au RCS. Les sociétés de personnes, sociétés civiles et coopératives (SENC, SCS, SC, SCOP) peuvent passer par un acte sous seing privé. Après une modification, les statuts coordonnés doivent aussi être déposés.

   Le dépôt est publié au RESA, le Recueil électronique des sociétés et associations, le jour du dépôt ou à une date choisie dans les 15 jours. Il n'est opposable aux tiers qu'à partir de cette publication.

   Demandez à votre fiduciaire ou à votre notaire quelle démarche s'applique à votre cas. Les pages de guichet.lu listées dans les sources donnent le détail et les formulaires.

   Une fois le registre à jour, vérifiez à nouveau votre inscription, puis alignez votre site sur elle, jamais l'inverse.

6. Affichez votre numéro RCS sur votre site

   Mettez votre dénomination et votre numéro RCS dans le pied de page, pour qu'ils soient sur chaque page, et dans vos mentions légales. Par exemple, un pied de page qui affiche « Fiduciaire Veldrin SARL · RCS Luxembourg B000000 » (entreprise et numéro fictifs) permet à n'importe qui, personne ou logiciel, de reporter ce numéro sur lbr.lu et de vérifier que l'entreprise est bien qui elle dit être.

7. Pour votre développeur : ajoutez les informations du registre aux données structurées

   Si vous avez suivi le Guide 05, votre page d'accueil contient déjà un bloc Organization ou LocalBusiness. Ces propriétés schema.org conviennent aux informations du registre :

   • legalName : schema.org la définit comme le nom officiel de l'organisation, par exemple la dénomination inscrite. Google conseille de l'utiliser quand elle diffère de name.
   • identifier : la propriété générale de schema.org pour tout type d'identifiant. Un PropertyValue permet de préciser de quel identifiant il s'agit, avec propertyID et value.
   • vatID : votre numéro de TVA avec son préfixe pays, si vous en avez un.
   • leiCode ou iso6523Code : seulement si votre société a un identifiant d'entité juridique (LEI). Google encourage iso6523Code avec le préfixe 0199: plutôt que leiCode.

   Lignes à ajouter dans votre bloc existantCopier

   "name": "Fiduciaire Veldrin",
   "legalName": "Veldrin S.à r.l.",
   "identifier": {
     "@type": "PropertyValue",
     "propertyID": "RCS Luxembourg",
     "value": "B000000"
   },
   "vatID": "LU00000000",

   Valeurs fictives. Reprenez les vôtres de votre inscription RCS et de vos documents de TVA.

   Utilisez exactement la même dénomination et le même numéro que dans le pied de page et les mentions légales. Google n'indique aucune propriété obligatoire pour Organization et ne dit pas utiliser identifier : voyez-y un moyen de rendre vos informations explicites, pas une étape de classement.

Vérifiez le résultat

Confirmez que les informations correspondent

Ouvrez votre inscription au registre et votre site côte à côte, et lisez chaque champ à voix haute dans l'un pendant que vous regardez l'autre.

Erreurs fréquentes

Ce qui se passe mal le plus souvent

• « Simplifier » la forme juridique. Écrire SARL sur le site parce que c'est plus joli, alors que le registre indique S.à r.l., crée une deuxième version de votre nom.
• Déménager et oublier le registre. Le site montre le nouveau bureau, le RCS l'ancien, et chaque site qui lit le registre le répète.
• Modifier le site avant le registre. Si vous déposez une modification, mettez le site à jour une fois qu'elle figure au registre, pour que les deux ne divergent jamais dans l'autre sens.
• Payer un extrait inutile. Pour comparer, consulter votre inscription suffit. Commandez un extrait certifié seulement quand on vous demande un document officiel.
• Ne corriger qu'une langue. Les mentions légales en français disent une chose, celles en allemand une autre.